Wat doet een Travel Management Company (TMC)?

Een Travel Management Company (TMC) organiseert en beheert zakelijke reizen voor organisaties. Een TMC ondersteunt bij het boeken en wijzigen van reizen, helpt bij het toepassen van reisbeleid, geeft inzicht in reiskosten en biedt ondersteuning wanneer onderweg iets verandert.

In onderstaande paragrafen wordt uitgelegd welke werkzaamheden een Travel Management Company uitvoert en welke rol een TMC speelt binnen het zakelijke reisprogramma van een organisatie.

Organiseren en boeken van zakelijke reizen

Een belangrijke taak van een TMC is het organiseren van zakenreizen. Daarbij gaat het niet alleen om het boeken van vliegtickets, maar om het beheren van de volledige reis. Afhankelijk van de reis kunnen bijvoorbeeld ook hotels, treinverbindingen en transfers worden geregeld.

Bij het samenstellen van een reis wordt gekeken naar de agenda en behoeften van de reiziger en naar de afspraken die binnen de organisatie gelden. Daardoor hoeft een medewerker niet iedere reis zelfstandig uit te zoeken en kan het boekingsproces centraal worden georganiseerd.

Reisbeleid toepassen in het boekingsproces

Veel organisaties werken met een travel policy waarin afspraken staan over zakelijke reizen. Denk aan toegestane reisklassen, hotelkeuzes, boekingstermijnen en goedkeuringsprocessen.

Een TMC helpt om deze afspraken onderdeel te maken van het dagelijkse boekingsproces. Reizigers krijgen daardoor opties aangeboden die aansluiten op het beleid, terwijl uitzonderingen zichtbaar blijven en waar nodig kunnen worden goedgekeurd.

Dit helpt organisaties om controle te houden zonder dat iedere boeking afzonderlijk handmatig gecontroleerd hoeft te worden.

Kosten van zakelijke reizen beheersen

Een TMC helpt organisaties om grip te houden op de kosten van zakelijke reizen. Daarbij gaat het niet alleen om het vinden van een gunstig vlieg- en hoteltarief, maar om de totale kosten die met een zakenreis samenhangen.

Daarom is het belangrijk om te kijken naar de Total Cost of Ownership (TCO). Hieronder vallen naast tickets en hotels bijvoorbeeld ook boekings- en wijzigingskosten, administratie en de tijd die medewerkers en reizigers aan het reisproces besteden. Een goedkoop ticket kan uiteindelijk duurder uitvallen wanneer het weinig flexibiliteit biedt of veel extra handelingen vereist.

Door deze kosten gezamenlijk te bekijken, kan een TMC helpen om keuzes te maken die niet alleen op het moment van boeken voordelig zijn, maar ook bijdragen aan lagere totale reiskosten.

Technologie inzetten voor het reisproces

Technologie helpt een TMC om het boeken en beheren van zakelijke reizen efficiënter te maken. Een TMC kan bookingtools, reizigersprofielen, mobiele toepassingen en andere systemen inzetten om het reisproces efficiënter te organiseren.

Bij Schiphol Travel maken we hiervoor onder andere gebruik van E-Click, waarmee zakelijke reizen online kunnen worden geboekt, en de Schiphol Travel App, waarin reizigers onderweg toegang hebben tot actuele reisinformatie.

Aan de basis hiervan staan actuele reizigersprofielen. Hierin worden relevante gegevens en reisvoorkeuren centraal vastgelegd, zodat deze bij boekingen beschikbaar zijn en niet telkens opnieuw hoeven te worden doorgegeven.

Door technologie te combineren met persoonlijke ondersteuning kunnen eenvoudige handelingen digitaal worden uitgevoerd, terwijl voor complexe reizen en wijzigingen een travel consultant beschikbaar blijft.

Inzicht bieden met rapportage en reisdata

Doordat boekingen centraal worden verwerkt, ontstaat waardevolle informatie over zakelijke reisbewegingen. Een TMC kan deze gegevens gebruiken om inzicht te geven in onder andere reisuitgaven en boekingsgedrag.

Om deze informatie ook praktisch bruikbaar te maken, is het belangrijk dat reisdata overzichtelijk wordt gepresenteerd. Hiervoor maakt Schiphol Travel gebruik van het I-Reporting Center. Daarmee kunnen organisaties bijvoorbeeld zien welke afdelingen veel reizen, waar kosten toenemen of hoe vaak buiten het reisbeleid wordt geboekt. Deze inzichten helpen procurement, finance en travel management om gerichter te sturen op beleid en kosten.

Ondersteunen bij leveranciersafspraken

Organisaties die veel reizen hebben vaak te maken met verschillende luchtvaartmaatschappijen, hotelketens en andere leveranciers. Een TMC kan ondersteunen bij het beoordelen en toepassen van deze afspraken.

Het doel is niet alleen om een gunstig tarief te vinden, maar om voorwaarden te kiezen die aansluiten op de reispatronen van de organisatie. Daarbij kunnen bijvoorbeeld beschikbaarheid en flexibiliteit belangrijk zijn wanneer medewerkers regelmatig dezelfde bestemmingen bezoeken.

Reizigers ondersteunen vóór, tijdens en na de reis

Een TMC biedt ondersteuning gedurende het volledige reisproces. Dat begint bij het plannen en boeken van de reis, maar omvat ook hulp bij wijzigingen, annuleringen en onverwachte situaties onderweg. Ook na de reis kan ondersteuning worden geboden bij bijvoorbeeld administratie en rapportage.

Reizigers kunnen daardoor vóór, tijdens en na hun zakenreis terugvallen op één vast aanspreekpunt. De organisatie hoeft niet voor ieder onderdeel een afzonderlijke oplossing te regelen en houdt tegelijkertijd overzicht over het volledige reisproces.